钉钉高效使用指南
本章概览
钉钉是阿里巴巴推出的企业协同办公平台,以审批流程和智能办公见长。本章介绍钉钉核心功能和使用技巧。
学习目标
- 掌握智能办公功能
- 学会审批流程设置
- 了解考勤打卡管理
- 熟悉钉钉文档协作
49.1 钉钉核心功能
49.1.1 产品概览
主要模块
消息:
- DING消息
- 单聊群聊
- 已读未读
工作:
- 审批
- 日志
- 考勤
- 签到
协同:
- 钉钉文档
- 项目
- 会议
- 日历
通讯录:
- 组织架构
- 部门管理
- 外部联系人
版本选择
免费版:
- 基础功能
- 不限人数
- 免费存储
专业版/专属版:
- 高级功能
- 更大存储
- 定制开发
- 专属服务器
49.1.2 界面导航
PC端布局
左侧: 消息、工作、日历、文档、通讯录
中间: 内容区域
右侧: 详情面板
快捷键:
Ctrl + W: 新建工作
Ctrl + Shift + D: DING
Ctrl + Shift + A: 审批
49.2 智能办公功能
49.2.1 DING功能
DING消息
什么是DING:
重要消息提醒
电话+短信+应用通知
确保对方收到
发送DING:
消息 → DING按钮
设置:
接收人
DING内容
提醒方式: 电话/短信/应用
提醒时间: 立即/定时
应用场景:
紧急通知
重要审批
会议提醒
待办提醒
DING接收
收到提醒:
电话语音播报
短信通知
应用推送
回复:
点击查看详情
回复消息
确认收到
49.2.2 智能搜索
全局搜索
搜索框: Ctrl + F
搜索范围:
- 消息记录
- 文件
- 联系人
- 应用
- 待办
高级搜索:
按时间筛选
按发送人筛选
按关键词精确匹配
49.2.3 AI助手
钉钉助手
功能:
- 智能提醒
- 日程管理
- 快捷指令
- 语音输入
使用:
@钉钉助手
发送指令
获取帮助
49.3 审批流程设置
49.3.1 审批模板
内置模板
常用审批:
- 请假
- 加班
- 出差
- 报销
- 用章
- 采购
- 合同
- 离职
模板设置:
工作 → 审批 → 管理后台
自定义审批
创建审批:
管理后台 → 审批 → 新建审批
表单设计:
添加控件:
- 单行输入框
- 多行输入框
- 数字输入框
- 金额
- 日期/日期区间
- 单选/多选
- 附件上传
- 明细(表格)
- 关联审批
控件属性:
必填/选填
默认值
说明文字
49.3.2 审批流程
流程设置
审批人设置:
- 指定人: 固定审批人
- 部门主管: 自动获取
- 连续多级主管: 逐级审批
- 角色: 按角色审批
审批类型:
依次审批: A→B→C
会签: A、B、C同时审批
或签: A、B、C任一审批通过
条件分支:
金额<1000 → 主管审批
金额≥1000 → 主管→总经理审批
抄送:
审批完成后通知相关人
高级设置
自动通过:
满足条件自动通过
无需人工审批
审批时效:
超时自动通过/提醒
撤销设置:
允许/禁止撤销
撤销时间限制
评论功能:
审批过程评论
讨论说明
49.3.3 审批使用
发起审批
工作 → 审批 → 选择审批类型
填写表单:
填写必填项
上传附件
提交审批
查看进度:
待我审批的
我发起的
抄送我的
处理审批
收到提醒:
待办消息
DING提醒
审批操作:
同意/拒绝
转交他人
加签(增加审批人)
添加审批意见
批量审批:
选择多个审批单
批量同意
49.4 考勤打卡管理
49.4.1 考勤设置
创建考勤组
管理后台 → 考勤打卡 → 考勤组管理
基本信息:
考勤组名称
参与人员
考勤规则
班次设置:
固定班次: 9:00-18:00
排班制: 自定义排班
自由工时: 不限时间
打卡方式:
GPS定位
WiFi
蓝牙
人脸识别(专属钉)
打卡规则
上下班时间:
上班: 09:00 (允许迟到5分钟)
下班: 18:00 (允许早退0分钟)
打卡地点:
设置办公地址
允许范围: 500米
休息日:
法定节假日自动同步
自定义休息日
特殊设置:
允许外勤打卡
出差免打卡
49.4.2 打卡操作
上下班打卡
手机端:
工作 → 考勤打卡
点击打卡按钮
定位打卡:
自动识别位置
在范围内显示"正常"
超出范围显示"外勤"
拍照打卡:
启用人脸识别
防止代打卡
外勤打卡
外出拜访:
外勤打卡
填写外勤地址
拍照上传
说明:
客户名称
拜访事由
拜访结果
49.4.3 考勤统计
个人考勤
查看:
工作 → 考勤打卡 → 统计
显示:
当月出勤天数
迟到/早退次数
请假/加班时长
异常打卡记录
申诉:
异常记录申诉
上传证明
管理员审核
管理员统计
考勤报表:
月度统计
部门统计
个人明细
导出:
Excel导出
自定义字段
月度汇总
49.5 钉钉文档
49.5.1 文档类型
在线文档
文档:
Word类文档
多人协作
表格:
Excel类表格
公式计算
表单:
数据收集
问卷调查
脑图:
思维导图
头脑风暴
创建:
钉盘 → 新建文档
或群聊中新建
49.5.2 协作编辑
实时协作
共享文档:
点击分享
添加协作者
设置权限: 编辑/只读
多人编辑:
同时编辑
实时同步
显示光标
评论:
@提醒成员
讨论内容
解决问题
版本管理
历史版本:
自动保存版本
查看修改记录
恢复到某版本
对比版本:
查看差异
合并内容
49.5.3 钉盘管理
文件存储
个人空间:
个人文件存储
企业空间:
团队共享文件
群文件:
群聊共享文件
容量:
免费版: 100GB
专业版: 1TB+
文件管理
上传:
拖拽上传
批量上传
文件夹:
创建文件夹
移动文件
重命名
权限:
设置查看/编辑权限
外链分享
权限回收
49.6 项目协作
49.6.1 项目管理
创建项目
工作 → 项目
项目信息:
项目名称
项目描述
项目成员
时间周期
任务看板:
待办 | 进行中 | 已完成
自定义看板:
需求分析
设计阶段
开发阶段
测试阶段
49.6.2 任务管理
创建任务
任务属性:
任务名称
负责人
参与人
截止时间
优先级
任务详情:
任务描述
子任务
附件
讨论
任务状态:
未开始/进行中/已完成/已归档
任务跟踪
我的任务:
我创建的
我负责的
我参与的
筛选:
按状态
按截止时间
按优先级
提醒:
截止时间提醒
任务变更通知
@提醒
49.7 实战案例
案例1: 制造企业考勤管理
场景
制造企业500人
三班倒制度
多个工厂园区
解决方案
1. 考勤组设置:
- 白班组: 8:00-17:00
- 中班组: 16:00-24:00
- 夜班组: 0:00-8:00
2. 打卡点设置:
- 工厂A门口
- 工厂B门口
- 办公楼门口
各设置500米范围
3. 排班管理:
- 导入排班表
- 自动分配考勤组
- 调班申请流程
4. 外勤管理:
- 销售人员外勤打卡
- 拍照+定位
- 客户拜访记录
5. 统计分析:
- 月度考勤报表
- 异常打卡统计
- 加班统计
效果:
考勤准确率99%
代打卡现象杜绝
统计效率提升80%
人事工作量减少60%
案例2: 审批流程优化
传统流程问题
纸质审批:
- 流转慢
- 易丢失
- 难追溯
- 效率低
钉钉审批方案
1. 请假审批:
员工提交 → 直属主管 → 部门经理 → HR备案
条件分支:
≤3天: 主管审批
>3天: 主管→经理审批
2. 报销审批:
提交 → 主管 → 财务 → 出纳
条件分支:
<1000元: 主管→财务
≥1000元: 主管→经理→财务
3. 采购审批:
申请 → 部门经理 → 采购部 → 财务
自动抄送: 总经理
4. 用章审批:
申请 → 主管 → 行政 → 总经理(金额>10万)
5. 数据看板:
- 审批时效统计
- 各类审批数量
- 部门审批排行
- 超时审批提醒
效果:
审批时效从3天→0.5天
审批透明度100%
纸张成本节省90%
审批效率提升85%
本章小结
核心要点
- 智能办公: DING消息、智能搜索、AI助手
- 审批流程: 自定义审批、流程设置、审批管理
- 考勤打卡: 考勤组、打卡方式、统计报表
- 钉钉文档: 在线协作、版本管理、钉盘存储
- 项目协作: 项目管理、任务跟踪
产品优势
- 审批流程强大灵活
- 考勤管理完善
- 免费版功能丰富
- 适合中国企业
- 阿里生态集成
适用场景
- 制造业考勤管理
- 企业审批流程
- 项目任务管理
- 团队文档协作
- 移动办公
下一步学习
- 第50章: 飞书协作系统
- 第51章: 在线文档协作技巧
练习任务
- 设置一个请假审批流程
- 创建考勤组并完成一次打卡
- 使用钉钉文档创建协作文档
- 创建项目并添加任务
- 使用DING发送一条重要消息
提示: 钉钉的优势在于审批和考勤,充分利用这些功能提升管理效率