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Google Workspace全解析

本章概览​

Google Workspace(原G Suite)是谷歌推出的云端办公套件,以强大的协作功能著称。本章介绍核心应用和协作技巧。

学习目标

  • 掌握Google Docs协作
  • 学会Google Sheets应用
  • 了解Google Slides设计
  • 熟悉Google Drive管理

46.1 Google Workspace概览​

46.1.1 核心应用​

主要产品

文档处理:
- Google Docs: 文档编辑
- Google Sheets: 电子表格
- Google Slides: 演示文稿
- Google Forms: 表单调查

协作工具:
- Gmail: 企业邮箱
- Google Calendar: 日历
- Google Meet: 视频会议
- Google Chat: 即时通讯

存储管理:
- Google Drive: 云端存储(15GB起)
- Google Photos: 照片存储

访问方式

网页版: drive.google.com
移动端: iOS/Android应用
桌面端: 文件流同步

登录: Google账号

46.1.2 版本对比​

个人vs企业版

免费个人版:
- 15GB存储(Drive+Gmail+Photos共享)
- 基础协作功能
- 个人域名邮箱

企业版(Workspace):
- 30GB起存储(按版本)
- 企业域名邮箱(@company.com)
- 高级管理功能
- 24/7技术支持
- 安全与合规

46.2 Google Docs协作​

46.2.1 基本操作​

创建文档

Drive → 新建 → Google文档
或访问: docs.google.com

功能区:
文件/编辑/查看/插入/格式/工具/扩展程序/帮助

编辑:
实时自动保存
无需Ctrl+S
版本历史自动记录

格式设置

文字格式:
- 标题1-6
- 正文
- 加粗/斜体/下划线
- 字体/字号/颜色

段落格式:
- 对齐
- 行距
- 项目符号/编号
- 缩进

插入:
- 图片(上传/URL/搜索)
- 表格
- 链接
- 目录(自动生成)

46.2.2 实时协作​

共享文档

点击右上角"共享"按钮

添加用户:
输入邮箱地址

权限级别:
- 查看者: 只能查看
- 评论者: 可评论
- 编辑者: 可编辑

链接共享:
获取链接 → 设置权限
- 仅限受邀用户
- 公司内任何人
- 互联网上的任何人

协同编辑

多人同时编辑:
- 显示不同颜色光标
- 实时看到他人编辑
- 自动合并更改

聊天功能:
右上角评论图标
实时讨论文档

@提醒:
@用户名 + 评论
对方收到邮件通知

46.2.3 评论与建议​

添加评论

选中文字 → 右键 → 评论
或Ctrl + Alt + M

评论内容:
@提醒特定用户
讨论具体内容
跟踪解决状态

管理评论:
查看所有评论
标记为已解决
回复评论

建议模式

工具 → 审阅 → 建议

效果:
修改以建议形式显示
不直接改变原文
所有者接受/拒绝建议

应用场景:
文档审阅
多人修订

46.3 Google Sheets应用​

46.3.1 基础功能​

创建表格

Drive → 新建 → Google表格

基本操作:
- 输入数据
- 格式设置
- 公式计算
- 图表创建

快捷键:
Ctrl + C/V: 复制粘贴
Ctrl + Z: 撤销
Ctrl + /: 查看快捷键

46.3.2 公式函数​

常用函数

基础函数:
=SUM(A1:A10) 求和
=AVERAGE(A1:A10) 平均值
=COUNT(A1:A10) 计数
=IF(A1>100, "合格", "不合格") 条件

查找函数:
=VLOOKUP(值, 范围, 列号, FALSE)
=QUERY(A1:D10, "SELECT A, B WHERE C>100")

日期函数:
=TODAY() 今天
=NOW() 当前时间
=DATEDIF(开始, 结束, "D") 天数差

文本函数:
=CONCATENATE(A1, " ", B1) 连接
=SPLIT(A1, ",") 分割

46.3.3 数据协作​

数据验证

数据 → 数据验证

设置:
- 下拉列表
- 数字范围
- 日期范围
- 自定义公式

应用:
规范输入
避免错误

保护范围

数据 → 保护工作表和范围

设置:
选择范围或工作表
设置编辑权限
仅特定用户可编辑

用途:
保护公式
保护重要数据

46.4 Google Slides设计​

46.4.1 创建演示​

新建幻灯片

Drive → 新建 → Google幻灯片

模板库:
选择预设模板
或空白演示文稿

版式:
幻灯片 → 应用版式
选择合适布局

46.4.2 设计技巧​

主题设置

幻灯片 → 更改主题

自定义主题:
幻灯片 → 编辑主题
- 调整母版
- 设置字体
- 设置颜色

背景:
幻灯片 → 更改背景
纯色/渐变/图片

动画过渡

插入 → 动画

对象动画:
选择对象 → 动画面板
- 淡入淡出
- 飞入
- 缩放

幻灯片过渡:
幻灯片 → 过渡
选择过渡效果和速度

46.4.3 协作演示​

实时协作

共享演示文稿
多人同时编辑
评论和建议

演示者视图:
演示 → 演示者视图
显示备注和下一页

46.5 Google Drive管理​

46.5.1 文件组织​

文件夹结构

我的云端硬盘/
├── 工作文档/
│   ├── 项目A/
│   ├── 项目B/
│   └── 报告/
├── 个人文件/
└── 共享文件/

创建文件夹:
新建 → 文件夹
或拖动文件到文件夹

文件操作

移动: 拖动或右键→移动到
重命名: 右键 → 重命名
复制: 右键 → 创建副本
删除: 移到回收站

星标文件:
右键 → 添加星标
快速访问重要文件

46.5.2 共享与权限​

共享设置

右键文件 → 共享

共享对象:
- 特定用户(邮箱)
- 公司内所有人
- 任何知道链接的人

权限类型:
查看者: 只能查看
评论者: 可评论不可编辑
编辑者: 完全编辑权限

高级设置:
☑ 禁止下载/打印/复制
☑ 禁止编辑者更改权限
设置到期日期

共享文件夹

共享整个文件夹:
团队共享工作区
统一管理权限

权限继承:
文件夹内新建文件自动继承权限

46.5.3 版本管理​

查看版本历史

文件 → 版本历史 → 查看版本历史

显示:
- 修改时间
- 修改者
- 修改内容

操作:
- 查看旧版本
- 恢复到某版本
- 命名版本(重要版本)

应用:
误删恢复
查看修改记录
对比版本差异

46.6 协作最佳实践​

46.6.1 命名规范​

文件命名

格式:
类型_项目_版本_日期.扩展名

示例:
✓ 报告_季度总结_V1.0_20240115
✓ 合同_XX项目_草稿_20240120
✓ 数据_销售分析_2024Q1

避免:
❌ 未命名文档
❌ 副本副本
❌ 最终版final最终

46.6.2 权限管理​

权限原则

最小权限原则:
仅授予必要权限
默认查看者
需要时才授予编辑

定期审查:
检查共享文件
删除不必要的权限
移除离职人员

敏感文件:
限制共享
禁止下载
设置到期时间

46.6.3 协作礼仪​

编辑规范

重要修改:
使用建议模式
添加评论说明理由

@提醒:
@相关人员
说明需要处理的事项

及时响应:
查看评论通知
及时回复讨论
解决后标记完成

46.7 高级功能​

46.7.1 插件扩展​

常用插件

Google Docs:
- Grammarly: 语法检查
- Lucidchart: 绘制流程图
- Table of Contents: 目录生成

Google Sheets:
- Advanced Find & Replace
- Remove Duplicates
- Power Tools

安装:
扩展程序 → 获取插件
搜索并安装

46.7.2 离线模式​

启用离线

设置 → 设置
☑ 离线

效果:
无网络时访问最近文件
编辑后自动同步

限制:
仅最近打开的文件
功能有限

46.7.3 导入导出​

导入文件

支持格式:
- Microsoft Office (docx/xlsx/pptx)
- PDF
- 文本文件

上传:
拖动到Drive
或新建 → 文件上传

自动转换:
Office文件可转为Google格式

导出文件

文件 → 下载

格式:
- Microsoft Office格式
- PDF
- 纯文本
- HTML

批量导出:
选中多个文件
右键 → 下载
自动打包为ZIP

46.8 实战案例​

案例1: 团队文档协作​

场景

5人团队共同编写项目方案
需要实时协作和讨论

解决方案

1. 创建共享文档:
   项目方案_V1.0

2. 设置权限:
   团队成员: 编辑者
   领导: 评论者

3. 分工协作:
   - 章节1: 成员A负责
   - 章节2: 成员B负责
   - 同时编辑不同章节

4. 讨论修改:
   使用评论功能
   @提醒相关人员
   建议模式修改

5. 版本管理:
   重要节点命名版本
   "提交前版本"
   "最终版本"

效果:
协作效率提升50%
版本混乱问题解决
沟通成本降低

案例2: 数据收集分析​

使用Google Forms+Sheets

1. 创建表单:
   Google Forms设计问卷

2. 发布收集:
   获取链接分享
   或嵌入网页

3. 自动汇总:
   响应自动进入Sheets

4. 数据分析:
   使用公式分析
   创建图表可视化

5. 共享结果:
   共享Sheets给团队
   实时查看数据更新

本章小结​

核心要点

  1. Google Docs: 实时协作、评论建议
  2. Google Sheets: 公式函数、数据验证
  3. Google Slides: 主题设计、协作演示
  4. Google Drive: 文件管理、权限控制
  5. 协作实践: 命名规范、权限管理、礼仪

优势特点

  • 完全云端,随时随地访问
  • 实时协作,多人同时编辑
  • 自动保存,版本历史完整
  • 免费基础版功能强大
  • 跨平台支持

适用场景

  • 团队文档协作
  • 在线数据收集
  • 远程会议演示
  • 跨地域协作
  • 移动办公

下一步学习

  • 第47章: Microsoft 365协作生态
  • 第48章: 企业微信办公实战

练习任务​

  1. 创建一个共享文档并邀请协作
  2. 使用Google Sheets制作简单数据分析
  3. 创建一个Google Slides演示文稿
  4. 整理Drive文件夹结构
  5. 尝试使用评论和建议功能

提示: Google Workspace的核心优势在于协作,充分利用实时编辑功能