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邮件自动化处理

本章概览​

邮件自动化能显著提升处理效率。本章介绍快速步骤、规则设置、模板应用等自动化技巧。

学习目标

  • 掌握快速步骤使用
  • 学会创建高级规则
  • 熟练应用邮件模板
  • 了解VBA自动化

45.1 快速步骤​

45.1.1 内置快速步骤​

常用快速步骤

主页 → 快速步骤

默认快速步骤:
- 移至: 移动到文件夹
- 团队电子邮件: 转发给团队
- 完成: 标记完成并移至文件夹

使用:
选中邮件 → 点击快速步骤
或快捷键Ctrl + Shift + 1-9

45.1.2 自定义快速步骤​

创建步骤

快速步骤 → 新建 → 自定义

示例1: 快速归档
名称: 归档已读
操作:
1. 标记为已读
2. 移动到"存档"文件夹
3. 分类为"已处理"(绿色)

示例2: 转发并标记
名称: 转发给经理
操作:
1. 转发到: manager@company.com
2. 标记跟进(明天)
3. 移动到"等待回复"文件夹

示例3: 快速回复
名称: 已收到回复
操作:
1. 回复
2. 插入文字: "已收到,正在处理,稍后回复详细信息。"
3. 发送

高级设置

为步骤分配快捷键:
Ctrl + Shift + 1-9

工具提示:
显示说明文字

选项:
☑ 使用后显示选项
□ 完成后关闭窗口

45.2 规则自动化​

45.2.1 基础规则​

创建规则

文件 → 管理规则和通知 → 新建规则

步骤1: 选择条件
- 发件人为特定人员
- 主题包含特定字词
- 抄送给我
- 仅发送给我
- 标记为重要
- 附件大小

步骤2: 选择操作
- 移动到文件夹
- 分类
- 标记
- 转发
- 播放声音
- 删除

步骤3: 设置例外(可选)
- 除非...

步骤4: 命名并启用

实用规则示例

规则1: 自动分类项目邮件
条件: 主题包含"[项目A]"
操作: 移动到"项目A"文件夹 + 分类(红色)

规则2: 重要邮件提醒
条件: 发件人为"boss@company.com"
操作: 播放声音 + 标记为重要 + 显示桌面通知

规则3: 自动转发
条件: 抄送给我 且 主题包含"紧急"
操作: 转发给"assistant@company.com"

规则4: 垃圾邮件过滤
条件: 主题包含"广告"或"优惠"
操作: 移动到"垃圾邮件"文件夹

规则5: 自动归档
条件: 发送日期超过30天 且 已读
操作: 移动到"2024年归档"文件夹

45.2.2 高级规则​

组合条件

多条件AND:
条件1: 发件人为"client@company.com"
条件2: 主题包含"合同"
操作: 移动到"重要合同"+ 标记高优先级

多条件OR:
使用多个规则实现

复杂操作

多操作组合:
1. 移动到文件夹
2. 分类
3. 标记跟进
4. 转发副本
5. 标记为已读

顺序执行:
按规则列表从上到下执行
可调整优先级

45.2.3 规则管理​

规则优先级

管理规则和通知 → 调整顺序

技巧:
- 具体规则在前
- 通用规则在后
- 删除操作规则最后

示例顺序:
1. 老板邮件(最高优先级)
2. 紧急项目邮件
3. 客户邮件
4. 一般项目邮件
5. 新闻订阅
6. 垃圾邮件

规则测试

运行规则:
文件 → 管理规则和通知 → 立即运行规则

选择:
- 规则名称
- 应用文件夹
- 应用于所有邮件/未读邮件

测试:
在"已发送邮件"文件夹测试
避免影响收件箱

45.3 邮件模板​

45.3.1 创建模板​

常用模板

模板1: 会议纪要
主题: [会议纪要] XX会议 - 日期
正文:
会议时间:
参会人员:
会议议题:
1. ...
2. ...
决策事项:
待办事项:
下次会议:

模板2: 周报
主题: [周报] XX项目 - 第X周
正文:
本周完成:
• ...
本周问题:
• ...
下周计划:
• ...

模板3: 请假申请
主题: [请假] 年假申请 - 日期
正文:
XX领导,
因XX事由,申请X月X日至X月X日请假X天,
望批准。

模板4: 自动回复
抱歉,我目前外出/休假,X月X日返回。
紧急事项请联系XX(电话:XXX)。

保存模板

方法1: Outlook模板
1. 撰写邮件
2. 文件 → 另存为
3. 保存类型: Outlook模板(*.oft)
4. 命名: 会议纪要模板.oft

方法2: 快速部件
1. 撰写邮件正文
2. 选中文字
3. 插入 → 快速部件 → 保存所选内容到快速部件库
4. 命名

使用:
插入 → 快速部件 → 选择模板

45.3.2 模板使用​

新建邮件使用

主页 → 新建项目 → 选择表单
用户模板/文件系统中的模板
选择.oft文件

或双击.oft文件

批量应用

邮件合并:
1. Word创建主文档
2. 链接Excel收件人列表
3. 插入合并域(姓名/公司等)
4. 完成合并 → 电子邮件
5. Outlook批量发送

应用场景:
- 批量发送邀请函
- 客户通知
- 节日祝福

45.4 批量处理​

45.4.1 批量操作​

多选邮件

连续选择:
点击第一封 → Shift + 点击最后一封

不连续选择:
Ctrl + 点击多封邮件

全选:
Ctrl + A(当前文件夹所有邮件)

批量处理

移动:
拖动多个邮件到文件夹

分类:
选中多封 → 分类 → 选择颜色

标记:
批量标记为已读/未读
批量删除
批量转发

技巧:
使用搜索文件夹
筛选符合条件的邮件
批量处理

45.4.2 搜索文件夹​

创建搜索文件夹

文件夹 → 新建搜索文件夹

预设模板:
- 未读邮件
- 标记的邮件
- 大型邮件
- 最近7天的邮件

自定义搜索文件夹:
名称: 本周待处理
条件:
- 已标记
- 接收日期: 本周
- 未完成

效果:
虚拟文件夹
自动聚合符合条件的邮件
实时更新

45.5 VBA自动化​

45.5.1 启用开发者​

启用宏

文件 → 选项 → 自定义功能区
☑ 开发工具

宏安全性:
文件 → 选项 → 信任中心 → 宏设置
选择: 通知所有宏(推荐)

45.5.2 简单脚本​

自动回复脚本

Sub AutoReply()
    Dim objItem As MailItem
    Dim objReply As MailItem

    Set objItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objReply = objItem.Reply

    With objReply
        .Body = "您的邮件已收到,我会尽快回复。" & vbCrLf & vbCrLf & .Body
        .Send
    End With
End Sub

批量转发脚本

Sub ForwardToTeam()
    Dim objItem As MailItem
    Dim objFwd As MailItem

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        Set objFwd = objItem.Forward
        objFwd.Recipients.Add "team@company.com"
        objFwd.Send
    Next
End Sub

定时发送脚本

Sub DelayedSend()
    Dim objMail As MailItem
    Set objMail = Application.CreateItem(olMailItem)

    With objMail
        .To = "recipient@company.com"
        .Subject = "定时邮件"
        .Body = "这是一封定时发送的邮件"
        .DeferredDeliveryTime = DateAdd("h", 2, Now) '2小时后发送
        .Send
    End With
End Sub

45.5.3 规则脚本​

运行脚本规则

创建规则:
条件: 主题包含"报告"
操作: 运行脚本 → 选择VBA宏

脚本功能:
- 提取附件
- 保存到指定文件夹
- 重命名附件
- 记录日志

45.6 第三方插件​

45.6.1 常用插件​

效率插件

Boomerang:
- 定时发送
- 邮件提醒
- 收件箱暂停

FindTime:
- 会议时间协调
- 投票选择时间

Evernote:
- 邮件保存到笔记
- 快速归档

OneNote:
- 发送到OneNote
- 会议笔记

45.6.2 AI助手​

智能分类

Outlook Focused Inbox:
自动分类重要/其他

Cortana集成:
语音命令
智能提醒

AI功能:
- 智能回复建议
- 约会时间建议
- 联系人推荐

45.7 实战案例​

案例1: 客户邮件自动化​

场景

每天收到大量客户邮件
需要快速响应和分类

自动化方案

1. 创建规则:
   规则1: VIP客户
   条件: 发件人在VIP列表
   操作: 标记重要+播放声音+移至VIP文件夹

   规则2: 新客户
   条件: 发件人不在联系人
   操作: 移至"新客户"文件夹

   规则3: 咨询类
   条件: 主题包含"咨询"
   操作: 移至"咨询"文件夹

2. 快速步骤:
   "快速回复":
   - 回复并插入: "感谢咨询,我们会在24小时内回复"
   - 标记跟进(明天)

   "转销售":
   - 转发给sales@company.com
   - 标记完成

3. 模板:
   - 产品介绍模板
   - 报价单模板
   - 感谢信模板

效果:
邮件处理时间减少60%
响应速度提升3倍

案例2: 项目邮件管理​

自动化流程

1. 命名规范:
   要求团队发邮件使用前缀
   [项目A] [项目B] [项目C]

2. 规则自动分类:
   规则: 主题包含"[项目A]"
   操作: 移至"项目A"文件夹+分类红色

3. 搜索文件夹:
   "项目紧急事项"
   条件: 包含"[项目]"且标记为重要

4. VBA脚本:
   每周五自动生成项目邮件汇总
   发送给项目经理

5. 快速步骤:
   "项目完成归档"
   - 标记完成
   - 移至"已完成项目"
   - 取消跟进标记

本章小结​

核心要点

  1. 快速步骤: 一键完成多操作
  2. 规则设置: 自动分类和处理
  3. 邮件模板: 标准化内容
  4. 批量操作: 提升处理效率
  5. VBA自动化: 复杂自动化

效率提升

  • 减少重复操作
  • 自动分类归档
  • 快速响应邮件
  • 标准化处理流程
  • 批量处理节省时间

实施建议

  • 从简单规则开始
  • 逐步优化流程
  • 定期回顾规则
  • 删除无用规则
  • 保持系统简洁

邮件与沟通工具篇总结

  • 第41章: Outlook邮件管理
  • 第42章: 邮件礼仪写作
  • 第43章: 日历会议管理
  • 第44章: 任务时间管理
  • 第45章: 邮件自动化✓

下一步学习

  • 第46章: 协作工具与云办公篇

练习任务​

  1. 创建3个实用的快速步骤
  2. 设置5个邮件自动分类规则
  3. 制作3个常用邮件模板
  4. 创建一个搜索文件夹
  5. 尝试编写一个简单VBA脚本

提示: 自动化的目标是让简单的事情自动完成,把时间留给重要的事

附录: 快速参考​

常用快捷键

Ctrl + N: 新建邮件/任务
Ctrl + R: 回复
Ctrl + Shift + R: 全部回复
Ctrl + F: 转发
Ctrl + E: 搜索
Ctrl + 1/2/3/4: 邮件/日历/联系人/任务
Ctrl + Shift + V: 移动邮件
Ctrl + Q: 标记已读
Ctrl + U: 标记未读

效率建议

1. 每天固定时间处理邮件(2-3次)
2. 使用2分钟规则(能快速处理立即处理)
3. 收件箱归零法
4. 定期清理和归档
5. 合理使用规则和快速步骤

恭喜完成邮件与沟通工具篇!