日历与会议管理
本章概览
Outlook日历是强大的时间和会议管理工具。本章介绍如何使用日历高效管理日程、组织会议。
学习目标
- 掌握日历基本操作
- 学会会议组织流程
- 了解共享日历使用
- 提升时间管理能力
43.1 日历基础
43.1.1 日历视图
切换日历
快捷键: Ctrl + 2
视图模式:
- 日视图: 查看单日详细日程
- 工作周: 周一至周五
- 周视图: 完整一周
- 月视图: 月度概览
切换:
主页 → 排列 → 选择视图
或点击底部视图切换按钮
时间设置
文件 → 选项 → 日历
工作时间:
开始: 09:00
结束: 18:00
工作日: 周一至周五
时区设置:
主时区: (GMT+08:00)北京
显示第二时区(跨时区协作)
第一周:
星期日/星期一开始
43.1.2 创建约会
新建约会
快捷键: Ctrl + N(日历视图中)
基本信息:
主题: 约会名称
位置: 地点
开始时间: 2024-01-20 14:00
结束时间: 2024-01-20 15:00
选项:
☑ 显示为: 忙碌/空闲/暂定/外出
☑ 提醒: 提前15分钟
□ 全天事件
□ 定期约会
全天事件
勾选"全天事件"
用途:
- 节假日
- 生日
- 截止日期
- 出差行程
技巧:
设置为"空闲"
不占用工作时间
43.1.3 定期约会
重复模式
约会 → 定期约会
模式:
- 每日: 工作日/每天
- 每周: 每周一/周三/周五
- 每月: 每月15日/第一个周一
- 每年: 每年1月1日
范围:
开始日期: 2024-01-01
结束: 无结束日期/结束于XX/出现X次
示例:
每周一上午10:00团队例会
每月最后一个工作日月度总结
43.2 会议管理
43.2.1 创建会议
会议vs约会
约会: 个人日程,不涉及他人
会议: 邀请他人参加的日程
创建会议:
主页 → 新建会议
或约会中点击"邀请与会者"
会议邀请
必填项:
收件人: 参会人员邮箱
主题: 会议主题
时间: 开始和结束时间
位置: 会议室或在线链接
可选项:
正文: 会议议程、准备事项
附件: 会议资料
提醒: 提前通知时间
发送:
点击"发送"发出邀请
43.2.2 会议响应
接受/拒绝会议
收到邮件后:
- 接受: 加入日历
- 暂定: 待定(可能参加)
- 拒绝: 不参加
- 建议新时间: 时间冲突时
响应选项:
☑ 编辑响应(说明理由)
☑ 发送响应
□ 不发送响应
查看回复
组织者视图:
打开会议 → 跟踪
显示:
✓ 已接受: 5人
? 暂定: 2人
✗ 已拒绝: 1人
○ 无响应: 3人
操作:
提醒未响应者
调整参会人员
43.2.3 会议议程
议程模板
会议主题: XX项目进度会
时间: 2024-01-20 14:00-15:00
地点: 3楼会议室A
议程:
1. 项目进展汇报(20分钟)
2. 问题讨论(30分钟)
3. 下一步计划(10分钟)
参会人员:
必须: 项目经理、技术负责人
可选: 相关开发人员
会前准备:
请准备项目进度报告
43.3 日程安排技巧
43.3.1 时间分类
颜色标注
右键约会 → 分类
颜色分类:
红色: 重要会议
橙色: 项目会议
黄色: 待定事项
绿色: 个人时间
蓝色: 培训学习
紫色: 出差行程
快捷键:
Ctrl + F2-F12: 快速分类
43.3.2 时间块管理
时间块划分
上午:
09:00-10:00 重要工作时间(深度工作)
10:00-12:00 会议时间
下午:
14:00-16:00 项目执行时间
16:00-17:00 邮件处理、沟通
17:00-18:00 计划和总结
技巧:
- 预留专注工作时间
- 集中安排会议
- 留出缓冲时间
日程模板
创建模板:
周一: 团队例会
周三: 项目会议
周五: 周总结
批量添加:
复制约会
粘贴到其他日期
调整具体时间
43.3.3 避免时间冲突
空闲/忙碌查询
创建会议时:
日程安排助理 → 查看所有与会者状态
显示:
- 绿色: 空闲
- 蓝色: 忙碌
- 紫色: 外出
- 灰色: 无信息
自动建议:
查找可用时间(所有人都空闲)
43.4 共享日历
43.4.1 共享设置
共享日历
主页 → 共享日历
共享对象:
输入邮箱地址
权限级别:
- 可以查看忙/闲时间
- 可以查看标题和位置
- 可以查看所有详细信息
- 编辑者
- 代理
发送邀请
接受共享
收到共享邀请:
点击"接受"
查看:
在"共享日历"节点下
显示他人日历
技巧:
并排查看多个日历
叠加显示
43.4.2 团队日历
创建团队日历
用途:
查看团队成员日程
协调会议时间
了解出差/休假
设置:
创建Office 365群组日历
或在SharePoint创建日历
团队成员共享访问
应用:
- 部门日历
- 项目日历
- 公司假期日历
43.4.3 资源日历
会议室预订
组织设置会议室资源:
Exchange管理员添加会议室
预订:
1. 创建会议
2. 添加会议室到"位置"或"收件人"
3. 查看会议室空闲时间
4. 发送邀请
自动接受:
会议室设置自动接受预订
避免冲突自动拒绝
43.5 提醒与通知
43.5.1 提醒设置
默认提醒
文件 → 选项 → 日历 → 默认提醒
约会和会议默认提醒:
☑ 默认提醒: 15分钟
全天事件提醒:
18小时(前一天晚上)
修改单个约会:
打开约会 → 提醒 → 选择时间
提醒时间
常用提醒:
- 0分钟(开始时)
- 5分钟
- 15分钟
- 30分钟
- 1小时
- 1天
- 自定义
技巧:
重要会议设置多个提醒
43.5.2 提醒管理
处理提醒
提醒弹窗:
- 消除: 关闭提醒
- 推迟: 稍后再提醒(5分钟/15分钟等)
- 打开项目: 查看详情
全部消除:
一次关闭所有提醒
技巧:
推迟功能避免遗漏
重要事项不要总推迟
43.6 在线会议
43.6.1 Teams会议
创建Teams会议
新建会议 → 点击"Teams会议"
自动添加:
加入Microsoft Teams会议
[点击此处加入会议]
参会者:
点击链接加入
无需安装(浏览器)
功能:
- 视频会议
- 屏幕共享
- 会议录制
- 聊天
43.6.2 其他平台
Zoom/腾讯会议
方法1: 插件
安装Zoom for Outlook插件
自动生成会议链接
方法2: 手动
创建Zoom会议
复制链接
粘贴到Outlook会议正文
示例:
会议链接: https://zoom.us/j/xxxxx
会议ID: xxx xxx xxxx
密码: xxxxxx
43.7 移动端同步
43.7.1 移动设备设置
手机日历
iOS:
设置 → 邮件 → 账户 → 添加账户
选择Exchange/Outlook
Android:
Outlook应用
登录账号
同步:
日历自动同步
实时更新
移动操作
功能:
- 查看日程
- 接受/拒绝会议
- 创建约会
- 设置提醒
- 查看他人日历
技巧:
手机查看,电脑详细操作
随时查看日程安排
43.8 实战案例
案例1: 跨部门会议组织
场景
组织跨部门项目启动会
涉及5个部门,20人
需要会议室和投影设备
操作流程
1. 确定时间:
查看关键人员空闲时间
使用日程安排助理
找到所有人都空闲的时段
2. 预订资源:
添加会议室到邀请
添加投影设备资源
3. 发送邀请:
收件人: 必须参加人员
可选: 备选人员
正文: 会议议程和准备事项
附件: 项目资料
4. 跟踪响应:
查看回复情况
提醒未响应者
确认最终参会名单
5. 会前提醒:
前一天发送提醒邮件
确认会议室设备
案例2: 个人时间管理
每日日程
07:00-08:00 晨间锻炼(个人)
09:00-10:00 深度工作时间(预留)
10:00-11:00 处理邮件和沟通
11:00-12:00 项目工作
14:00-15:00 团队会议
15:00-17:00 项目执行
17:00-18:00 邮件、总结、计划
技巧:
- 设置定期约会
- 颜色区分类型
- 预留缓冲时间
- 每周回顾调整
本章小结
核心要点
- 日历视图: 日/周/月视图切换
- 约会管理: 创建约会、定期约会
- 会议组织: 邀请、响应、跟踪
- 共享日历: 权限设置、团队协作
- 提醒通知: 设置提醒、处理提醒
高效使用
- 统一使用日历管理时间
- 颜色分类不同类型事务
- 共享日历便于协作
- 时间块管理提升效率
- 移动端随时查看
最佳实践
- 所有约会都记录在日历
- 会议前发送议程
- 及时响应会议邀请
- 定期回顾调整日程
- 预留专注工作时间
下一步学习
- 第44章: 任务与时间管理
- 第45章: 邮件自动化处理
练习任务
- 创建一个定期团队会议(每周一上午10点)
- 设置一个全天事件(公司年会)
- 与同事共享日历并查看
- 使用日程安排助理查找空闲时间
- 规划一周的时间块安排
提示: 日历是时间管理的核心工具,养成使用习惯