邮件礼仪与写作技巧
本章概览
专业的邮件能提升个人形象和沟通效率。本章介绍商务邮件的规范、写作技巧和礼仪要点。
学习目标
- 掌握商务邮件规范
- 学会撰写清晰主题
- 掌握邮件结构组织
- 了解邮件礼仪要点
42.1 邮件基本规范
42.1.1 邮件组成
完整邮件结构
收件人: 主要接收者
抄送: 需要知悉的人
密送: 隐藏接收者(慎用)
主题: 清晰概括邮件内容
正文:
├─ 称呼
├─ 问候语
├─ 正文主体
├─ 结束语
└─ 签名
附件: 相关文件(如有)
42.1.2 主题撰写
主题原则
清晰: 一眼看懂邮件内容
具体: 包含关键信息
简洁: 不超过30字
主题格式
工作邮件:
[类型] 具体内容 - 时间/项目
示例:
✓ [请批] 采购申请 - XX项目
✓ [通知] 周五下午部门会议
✓ [提交] 季度报告 - 2024Q1
✓ [请假] 年假申请 1月15-17日
❌ 避免:
❌ 重要
❌ 关于那个事
❌ 请查看
❌ (无主题)
主题前缀
[请批]: 需要批准
[通知]: 通知类
[提交]: 提交文件
[请假]: 请假申请
[会议]: 会议相关
[紧急]: 紧急事项(慎用)
[FYI]: 仅供参考
[回复]: 回复邮件(自动)
42.2 邮件正文写作
42.2.1 称呼与问候
称呼规范
正式场合:
尊敬的XX总/XX经理:
XX总您好:
一般场合:
XX您好,
各位同事,
Hi XX,
群发邮件:
各位同事/领导:
团队成员:
问候语
初次联系:
您好,我是XX公司的XX,很高兴认识您。
日常沟通:
您好,(直接进入正题)
特殊场合:
新年快乐!
节日愉快!
42.2.2 正文结构
SCQA结构
S(Situation): 背景情况
C(Complication): 遇到问题
Q(Question): 核心问题
A(Answer): 解决方案
示例:
【背景】本季度销售目标100万
【问题】目前仅完成60万,进度滞后
【疑问】如何在剩余时间达成目标?
【方案】建议增加促销活动,具体如下...
金字塔原则
结论先行:
先说结论/建议
再说理由/依据
示例:
❌ 差:
"经过调研发现...数据显示...因此建议..."
✓ 好:
"建议采用方案A。理由如下:1...2...3..."
42.2.3 内容组织
段落分隔
原则:
- 一段一个观点
- 段落间空行
- 避免大段文字
示例:
第一段: 目的说明
第二段: 核心内容1
第三段: 核心内容2
第四段: 总结/行动项
列表使用
有序列表(步骤/优先级):
1. 第一步...
2. 第二步...
3. 第三步...
无序列表(并列关系):
• 要点1
• 要点2
• 要点3
技巧:
不超过7条
每条简洁明了
42.3 结尾与签名
42.3.1 结束语
常用结束语
期待回复:
期待您的回复。
请您审阅并反馈。
烦请确认,谢谢。
表示感谢:
感谢您的支持!
谢谢您的时间。
一般结束:
如有疑问请随时联系。
祝工作顺利!
行动号召
明确下一步:
请于本周五前回复。
请查看附件并签字确认。
请参会人员回复是否参加。
避免模糊:
❌ 请处理
❌ 请关注
✓ 请在3月1日前完成审批
42.3.2 签名设置
专业签名
基础版:
---
张三
市场部 | 市场专员
XX科技有限公司
电话: 138-0000-0000
邮箱: zhangsan@company.com
完整版:
---
张三 Zhang San
市场部 市场专员
Marketing Specialist
XX科技有限公司 XX Technology Co., Ltd.
手机: +86 138-0000-0000
邮箱: zhangsan@company.com
地址: 北京市朝阳区XX路XX号
官网: www.company.com
签名设置
Outlook:
文件 → 选项 → 邮件 → 签名
创建签名:
1. 新建签名
2. 输入签名内容
3. 设置默认签名(新邮件/回复)
技巧:
- 不超过6行
- 字号略小于正文
- 可添加公司Logo(小尺寸)
- 避免花哨设计
42.4 收件人管理
42.4.1 收件人/抄送/密送
正确使用
收件人(To):
- 需要回复或采取行动的人
- 主要责任人
抄送(CC):
- 需要知晓但不需回复的人
- 相关方、领导(知会)
密送(BCC):
- 保护收件人隐私(群发)
- 特殊情况隐藏接收者
原则:
不要滥用抄送
谨慎使用密送
明确主送对象
全部回复礼仪
何时使用"全部回复":
✓ 信息需要所有人知道
✓ 回答所有人的疑问
✓ 公开讨论的问题
避免"全部回复":
❌ 仅与发件人相关
❌ 简单的"谢谢"、"收到"
❌ 私人话题
42.4.2 群发邮件
群发注意
使用密送:
保护收件人邮箱隐私
避免"回复全部"轰炸
个性化:
使用邮件合并功能
称呼使用姓名
避免明显群发感
示例:
❌ 亲爱的客户们
✓ 张总您好(邮件合并)
42.5 附件处理
42.5.1 附件规范
附件命名
格式:
文件类型_项目名称_版本_日期.扩展名
示例:
✓ 合同_XX项目_V1.0_20240115.pdf
✓ 报告_季度总结_2024Q1.docx
✓ 发票_202401.xlsx
❌ 避免:
❌ 新建文档.docx
❌ 副本 (2).xlsx
❌ 未命名.pdf
附件说明
正文提及:
"请查看附件中的XX文件"
"附件为本次会议的资料,共3个文件"
附件清单(多文件时):
附件:
1. 合同草稿.pdf
2. 报价单.xlsx
3. 产品手册.pdf
42.5.2 大附件处理
解决方案
压缩文件:
- 使用ZIP/RAR压缩
- 减小体积
- 多文件打包
云盘链接:
OneDrive/百度网盘链接
设置访问权限
注明有效期
分卷发送:
单个文件过大时
分多封邮件发送
正文说明顺序
42.6 邮件礼仪
42.6.1 回复时效
回复时间
紧急邮件: 1小时内
一般邮件: 24小时内
非工作时间: 下个工作日
暂时无法处理:
"您的邮件已收到,我将在X日前回复您详细信息。"
自动回复:
休假时设置自动回复
说明返回时间
提供紧急联系方式
42.6.2 语气与措辞
礼貌用语
请求:
请您...
能否麻烦您...
如果方便的话...
感谢:
感谢您的...
非常感谢...
谢谢配合
道歉:
抱歉...
给您带来不便...
非常抱歉...
避免情绪化
❌ 负面表达:
"你怎么还没做!"
"这个问题说了多少遍了"
"太差了"
✓ 专业表达:
"请问进度如何?"
"再次提醒..."
"建议改进..."
42.6.3 注意事项
书写规范
✓ 正确:
- 使用标准标点
- 检查错别字
- 语句通顺
- 段落清晰
❌ 避免:
- 全大写(视为吼叫)
- 过多感叹号!!!
- 表情符号过多😊😊😊
- 网络用语(666、hhh)
隐私保护
注意:
- 不要转发他人私密邮件
- 密送名单不泄露
- 敏感信息加密或单独沟通
- 离职时清理邮件
42.7 特殊场景邮件
42.7.1 请求邮件
结构
主题: [请批] 明确请求事项
正文:
1. 说明背景
2. 具体请求
3. 理由支持
4. 期待回复
示例:
XX领导您好,
因XX项目需要,需申请采购XX设备一台,
预算5000元。该设备将用于...
请您审批,谢谢。
42.7.2 通知邮件
结构
主题: [通知] 具体事项
正文:
- What: 什么事
- When: 什么时间
- Where: 什么地点
- Who: 涉及谁
- How: 如何参与
示例:
各位同事,
定于本周五下午3点在会议室A召开部门会议,
讨论下季度计划,请准时参会。
请回复确认是否参加。
42.7.3 道歉邮件
结构
主题: [道歉] 具体事项
正文:
1. 明确道歉
2. 说明原因
3. 补救措施
4. 保证改进
示例:
XX总您好,
非常抱歉,由于我的疏忽导致报告数据有误,
给您的决策带来困扰。
我已重新核对数据并更新报告(见附件),
今后会加强审核。再次致歉。
42.8 实战案例
案例1: 会议邀请邮件
邮件示例
主题: [会议] 产品发布会筹备会议 - 1月20日
各位同事,
定于1月20日(周五)下午2:00在3楼会议室召开
产品发布会筹备会议,讨论以下议题:
1. 发布会流程确认
2. 物料准备情况
3. 人员分工
请相关部门参会人员准时参加,并提前准备发言内容。
会议时长: 约1小时
请回复确认是否参加。
谢谢!
---
张三
市场部
案例2: 工作进度汇报
邮件示例
主题: [提交] XX项目周报 - 第3周
王经理您好,
本周工作进展如下:
【已完成】
• 完成需求文档v2.0
• 完成UI设计初稿
• 与技术部沟通需求
【进行中】
• UI设计修改(预计周五完成)
• 测试环境搭建
【下周计划】
• 提交最终设计稿
• 开始开发
【风险提示】
测试环境搭建遇到网络问题,可能影响进度1-2天,
正在协调解决。
详细信息见附件周报。
---
李四
本章小结
核心要点
- 主题: 清晰具体,使用前缀
- 结构: 称呼+正文+结束语+签名
- 内容: 结论先行,条理清晰
- 礼仪: 及时回复,措辞礼貌
- 附件: 规范命名,说明清单
写作原则
- 清晰(Clear)
- 简洁(Concise)
- 完整(Complete)
- 礼貌(Courteous)
- 正确(Correct)
检查清单
- 主题清晰具体
- 收件人正确
- 称呼得体
- 内容条理清晰
- 附件完整
- 签名完整
- 检查错别字
下一步学习
- 第43章: 日历与会议管理
- 第44章: 任务与时间管理
练习任务
- 撰写一封会议通知邮件
- 设置专业的邮件签名
- 练习使用SCQA结构写一封请求邮件
- 整理10个常用邮件主题模板
- 回顾最近发送的邮件并改进
提示: 好的邮件能节省50%的沟通成本