Word自动化与宏

本章导读

宏是Word自动化的核心工具，通过录制或编写宏，可以将重复性操作自动化，大幅提升工作效率。本章介绍宏的基础使用和VBA编程入门。

本章核心内容:

• 宏的概念与应用
• 录制和运行宏
• VBA编程基础
• 常用自动化案例
• 宏安全设置

学习目标:

• 掌握宏录制技巧
• 了解VBA基础语法
• 能编写简单实用宏
• 提升文档处理效率

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一、宏基础知识

1.1 什么是宏

定义: 宏（Macro）是一系列Word命令和指令的集合，可以自动执行重复性任务。

应用场景:

✓ 批量格式设置
✓ 重复性文字处理
✓ 自动生成文档结构
✓ 批量插入固定内容
✓ 自定义工具栏功能

宏的优势:

- 节省时间：一键完成复杂操作
- 减少错误：避免手动操作失误
- 标准化：确保操作一致性
- 可重复使用：录制一次，多次使用

1.2 启用开发工具选项卡

显示开发工具:

文件 → 选项 → 自定义功能区
右侧主选项卡中勾选"开发工具"
确定

结果：功能区出现"开发工具"选项卡

开发工具常用功能:

- 录制宏
- 查看宏
- Visual Basic编辑器
- 宏安全性设置
- 控件（表单控件、ActiveX控件）

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二、录制宏

2.1 录制宏步骤

基本操作:

步骤1：开发工具 → 录制宏

步骤2：录制宏对话框
   宏名：输入有意义的名称（如FormatTitle）
   - 不能包含空格
   - 以字母开头

   宏的位置：
   - 所有文档（Normal.dotm）：所有文档可用
   - 当前文档：仅本文档可用

   说明：填写宏的功能描述

   快捷键（可选）：
   - Ctrl+ 字母
   - 建议使用不常用的组合

步骤3：点击"确定"，开始录制

步骤4：执行要录制的操作
   - 所有操作都会被记录
   - 鼠标选择文本不会被录制
   - 只记录键盘操作和菜单命令

步骤5：开发工具 → 停止录制

录制示例：标题格式化宏

需求：将选中文字设置为黑体、三号、红色、居中

操作：
1. 选中一段文字
2. 开始录制宏，命名为"FormatTitle"
3. 执行：
   - 开始 → 字体 → 黑体
   - 字号 → 三号
   - 字体颜色 → 红色
   - 对齐方式 → 居中
4. 停止录制

使用：
   选中任意文字
   运行FormatTitle宏
   自动应用相同格式

2.2 运行宏

方法1：宏对话框

开发工具 → 宏
选择要运行的宏
点击"运行"

方法2：快捷键

录制时设置的快捷键
如：Ctrl+Shift+T

方法3：快速访问工具栏

文件 → 选项 → 快速访问工具栏
从下列位置选择命令：宏
选择宏 → 添加
确定

结果：工具栏上显示宏按钮

方法4：功能区按钮

自定义功能区
新建选项卡/组
添加宏命令

2.3 管理宏

编辑宏:

开发工具 → 宏
选择宏 → 编辑

打开VBA编辑器
可查看和修改宏代码

删除宏:

开发工具 → 宏
选择宏 → 删除
确认删除

重命名宏:

需在VBA编辑器中修改
Sub 旧名称() → Sub 新名称()

复制宏:

方法1：在VBA编辑器中复制代码
方法2：导出宏模块
   VBA编辑器 → 文件 → 导出文件
   保存为.bas文件
   其他文档中导入该文件

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三、VBA编程基础

3.1 VBA编辑器

打开VBA编辑器:

快捷键：Alt+F11
或：开发工具 → Visual Basic

编辑器界面:

- 项目资源管理器：显示文档和模块
- 属性窗口：对象属性
- 代码窗口：编写VBA代码
- 立即窗口：调试输出（Ctrl+G显示）

模块与代码:

录制的宏保存在模块中
模块位置：Normal → Modules → NewMacros

双击模块查看代码

3.2 VBA基础语法

Sub过程（宏）:

Sub 宏名称()
    '代码注释
    '执行的语句
End Sub

示例：
Sub HelloWorld()
    MsgBox "Hello, World!"
End Sub

变量:

'声明变量
Dim 变量名 As 数据类型

常用类型：
Dim myText As String      '字符串
Dim myNumber As Integer   '整数
Dim myDate As Date        '日期
Dim myRange As Range      '区域对象

示例：
Sub UseVariable()
    Dim userName As String
    userName = "张三"
    MsgBox "欢迎 " & userName
End Sub

对象、属性、方法:

'Word对象模型
Application     '应用程序
  └─Documents   '文档集合
      └─Document '文档
          └─Range '区域

'语法
对象.属性 = 值
对象.方法

示例：
Selection.Font.Bold = True        '加粗
Selection.Font.Size = 16          '字号
ActiveDocument.SaveAs "文件路径"  '另存为

常用对象:

'Selection：当前选区
Selection.Text = "替换文字"
Selection.Font.Name = "黑体"

'ActiveDocument：当前文档
ActiveDocument.Save
ActiveDocument.Close

'Range：文档区域
Dim myRange As Range
Set myRange = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=10)
myRange.Font.Color = RGB(255, 0, 0)

3.3 控制结构

条件判断（If）:

If 条件 Then
    '条件为真时执行
Else
    '条件为假时执行
End If

示例：
Sub CheckSelection()
    If Selection.Font.Bold = True Then
        MsgBox "选中文字已加粗"
    Else
        MsgBox "选中文字未加粗"
    End If
End Sub

循环（For）:

'For...Next循环
For i = 1 To 10
    '重复执行10次
Next i

示例：批量插入文字
Sub InsertNumbers()
    Dim i As Integer
    For i = 1 To 5
        Selection.TypeText "第" & i & "条" & vbCrLf
    Next i
End Sub

For Each循环:

'遍历集合
For Each 对象 In 集合
    '处理每个对象
Next

示例：遍历所有段落
Sub FormatParagraphs()
    Dim para As Paragraph
    For Each para In ActiveDocument.Paragraphs
        para.Alignment = wdAlignParagraphCenter
    Next para
End Sub

3.4 常用方法和函数

Selection常用方法:

Selection.TypeText "文字"      '输入文字
Selection.TypeParagraph        '插入段落标记
Selection.Copy                 '复制
Selection.Paste                '粘贴
Selection.Delete               '删除
Selection.InsertBreak          '插入分隔符
Selection.Find.Execute         '查找

InputBox和MsgBox:

'输入框
Dim userName As String
userName = InputBox("请输入姓名：", "输入")
MsgBox "您输入的是：" & userName

'消息框
MsgBox "操作完成!", vbInformation, "提示"

字符串函数:

Len(字符串)           '长度
Left(字符串, n)       '左边n个字符
Right(字符串, n)      '右边n个字符
Mid(字符串, start, n) '中间n个字符
Replace(字符串, 查找, 替换)
UCase(字符串)         '转大写
LCase(字符串)         '转小写

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四、实用宏案例

案例1：批量设置段落格式

Sub FormatAllParagraphs()
    '设置所有段落：宋体、小四、首行缩进2字符、1.5倍行距

    Dim para As Paragraph

    For Each para In ActiveDocument.Paragraphs
        With para.Range
            .Font.Name = "宋体"
            .Font.Size = 12
        End With

        With para.Format
            .FirstLineIndent = CentimetersToPoints(0.74) '2字符≈0.74厘米
            .LineSpacingRule = wdLineSpace1pt5
        End With
    Next para

    MsgBox "格式设置完成！", vbInformation
End Sub

案例2：批量替换文字

Sub BatchReplace()
    '批量替换多组文字

    Dim replaceList As Variant
    Dim i As Integer

    '定义替换对���（查找文字, 替换文字）
    replaceList = Array( _
        Array("公司", "XX科技有限公司"), _
        Array("产品", "XX智能产品"), _
        Array("日期", Format(Date, "yyyy-mm-dd")) _
    )

    '执行替换
    For i = 0 To UBound(replaceList)
        With Selection.Find
            .Text = replaceList(i)(0)
            .Replacement.Text = replaceList(i)(1)
            .Execute Replace:=wdReplaceAll
        End With
    Next i

    MsgBox "替换完成！", vbInformation
End Sub

案例3：插入当前日期时间

Sub InsertDateTime()
    '在光标位置插入日期时间

    Dim currentDateTime As String
    currentDateTime = Format(Now, "yyyy年mm月dd日 hh:nn:ss")

    Selection.TypeText currentDateTime
End Sub

案例4：自动生成目录页

Sub CreateTOC()
    '在文档开头插入目录

    Dim tocRange As Range

    '定位到文档开头
    Set tocRange = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=0)

    '插入目录标题
    tocRange.InsertBefore "目录" & vbCrLf & vbCrLf
    tocRange.Font.Name = "黑体"
    tocRange.Font.Size = 16
    tocRange.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter

    '移到标题后
    Set tocRange = ActiveDocument.Range(Start:=tocRange.End, End:=tocRange.End)

    '插入目录
    ActiveDocument.TablesOfContents.Add _
        Range:=tocRange, _
        UseHeadingStyles:=True, _
        UpperHeadingLevel:=1, _
        LowerHeadingLevel:=3

    MsgBox "目录创建完成！", vbInformation
End Sub

案例5：批量插入页眉页脚

Sub AddHeaderFooter()
    '添加页眉页脚

    With ActiveDocument.Sections(1)
        '页眉
        .Headers(wdHeaderFooterPrimary).Range.Text = "公司内部文件"
        .Headers(wdHeaderFooterPrimary).Range.Font.Size = 9
        .Headers(wdHeaderFooterPrimary).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter

        '页脚
        .Footers(wdHeaderFooterPrimary).PageNumbers.Add
        .Footers(wdHeaderFooterPrimary).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter
    End With

    MsgBox "页眉页脚添加完成！", vbInformation
End Sub

案例6：导出所有图片

Sub ExportAllImages()
    '导出文档中所有图片到指定文件夹

    Dim pic As InlineShape
    Dim picCount As Integer
    Dim savePath As String

    '设置保存路径
    savePath = "C:\导出图片\"

    '创建文件夹
    If Dir(savePath, vbDirectory) = "" Then
        MkDir savePath
    End If

    picCount = 0

    '遍历所有图片
    For Each pic In ActiveDocument.InlineShapes
        If pic.Type = wdInlineShapePicture Then
            picCount = picCount + 1
            '复制图片
            pic.Range.Copy
            '创建新文档粘贴
            Documents.Add
            Selection.Paste
            '另存为
            ActiveDocument.SaveAs2 _
                FileName:=savePath & "图片" & picCount & ".png", _
                FileFormat:=wdFormatPNG
            ActiveDocument.Close SaveChanges:=False
        End If
    Next pic

    MsgBox "共导出 " & picCount & " 张图片到：" & savePath, vbInformation
End Sub

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五、宏安全设置

5.1 宏安全级别

设置宏安全性:

开发工具 → 宏安全性

安全级别：
1. 禁用所有宏(不通知)
   - 最安全，但无法运行任何宏

2. 禁用所有宏(有通知)⭐推荐
   - 打开含宏文档时提示
   - 手动选择是否启用

3. 禁用无数字签名的宏
   - 只运行有数字签名的宏

4. 启用所有宏(不推荐)
   - 存在安全风险

信任位置:

宏安全性 → 受信任位置

添加信任文件夹：
   - 该文件夹中的文档宏自动启用
   - 适合存放自己的宏文档

添加方法：
   添加新位置 → 浏览选择文件夹
   勾选"同时信任此位置的子文件夹"

5.2 数字签名

为宏添加数字签名:

需要：数字证书

步骤：
1. VBA编辑器 → 工具 → 数字签名
2. 选择证书
3. 确定

作用：
   证明宏来源可靠
   他人可验证宏未被篡改

自签名证书:

工具：SelfCert.exe（Office自带）
位置：C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\

创建：
   运行SelfCert.exe
   输入证书名称
   确定

⚠️ 注意：
   自签名证书仅限个人使用
   商业用途需要CA颁发的证书

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六、宏调试技巧

6.1 调试工具

断点:

在VBA编辑器中：
   点击代码行左侧边栏
   或：光标在该行按F9

作用：
   运行到断点时暂停
   查看变量值和执行流程

继续执行：F5
单步执行：F8

立即窗口:

快捷键：Ctrl+G

作用：
   查看变量值：? 变量名
   执行命令：直接输入VBA语句

示例：
   ? Selection.Text      '查看选中文字
   ? ActiveDocument.Name '查看文档名

本地窗口:

视图 → 本地窗口

显示：
   当前过程中所有变量的值
   实时更新

监视窗口:

调试 → 添加监视

监视特定变量或表达式
值改变时可设置中断

6.2 错误处理

On Error语句:

'忽略错误继续执行
On Error Resume Next

'错误时跳转到标签
On Error GoTo ErrorHandler

'恢复默认错误处理
On Error GoTo 0

示例：
Sub SafeMacro()
    On Error GoTo ErrorHandler

    '可能出错的代码
    Selection.Font.Size = 16

    Exit Sub

ErrorHandler:
    MsgBox "发生错误：" & Err.Description, vbCritical
End Sub

错误信息:

Err.Number       '错误编号
Err.Description  '错误描述
Err.Source       '错误来源
Err.Clear        '清除错误

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七、本章检查清单

✅ 基础技能

• 会启用开发工具选项卡
• 能录制简单宏
• 会运行和删除宏
• 能设置宏快捷键
• 了解宏安全设置

✅ 进阶技能

• 会打开VBA编辑器
• 能看懂简单VBA代码
• 会编辑录制的宏
• 能使用基本调试工具
• 了解对象模型概念

✅ 实战应用

• 能编写简单实用宏
• 会处理选区和文档对象
• 能使用循环和条件语句
• 会进行错误处理
• 能导入导出宏

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八、高频问题Q&A

Q1: 录制的宏无法运行?

A: 检查：
   1. 宏安全性设置是否禁用宏
   2. 是否启用了宏（打开文档时选择启用内容）
   3. 宏是否保存在正确位置

Q2: 如何让宏在所有文档中可用?

A: 录制时选择宏的位置为"所有文档(Normal.dotm)"
   或将宏代码复制到Normal模板

Q3: 宏运行很慢怎么办?

A: 在宏开头添加：
   Application.ScreenUpdating = False  '关闭屏幕更新

   宏结束前添加：
   Application.ScreenUpdating = True   '恢复屏幕更新

Q4: 如何分享宏给他人?

A: 方法1：导出模块为.bas文件
   方法2：将文档另存为启用宏的文档(.docm)
   方法3：创建模板文件(.dotm)

Q5: 如何防止宏被修改?

A: VBA编辑器 → 工具 → VBAProject属性
   保护 → 勾选"查看时锁定工程"
   设置密码

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本章小结

宏和VBA自动化是Word高级应用的重要技能，掌握它能让重复性工作事半功倍。

核心要点:

1. 录制宏适合简单重复操作
2. VBA编程适合复杂自动化任务
3. 理解Word对象模型是关键
4. 注重宏安全性
5. 善用调试工具

学习建议:

• 从录制宏入手
• 逐步学习VBA语法
• 多看代码示例
• 多实践练习
• 查阅官方文档

下一步学习: 专业商务文档制作(第13章)

掌握宏与VBA，自动化处理文档不是梦！