Word邮件合并与批量处理
本章导读
邮件合并是Word的强大功能,可以批量生成个性化文档,极大提升工作效率。掌握邮件合并,一份模板+一个数据源,即可生成成百上千份个性化文档。
本章核心内容:
- 邮件合并基本原理
- 批量生成信函
- 批量制作标签和名片
- 批量生成证书奖状
- 数据源管理技巧
- 高级筛选和规则
适用场景:
- 批量发送个性化邀请函
- 批量打印工牌/工资条
- 批量生成奖状/证书
- 批量制作地址标签
- 批量生成合同文档
学习目标:
- 理解邮件合并原理
- 掌握批量文档生成
- 提升批处理效率
- 学会数据源管理
一、邮件合并基本原理
1.1 什么是邮件合并
定义: 邮件合并是将一个包含固定内容的主文档,与包含可变信息的数据源合并,批量生成个性化文档的功能。
三要素:
1. 主文档(模板)
- 包含固定文本
- 包含域字段(占位符)
- 如:邀请函模板
2. 数据源
- Excel表格/Access数据库/Word表格
- 包含可变数据
- 如:姓名、地址、金额等
3. 合并结果
- 生成的个性化文档
- 每条记录生成一份文档
工作原理:
主文档:
尊敬的«姓名»先生/女士:
您好!我司定于«日期»举办活动...
地址:«地址»
数据源(Excel):
姓名 日期 地址
张三 2025-01-15 北京市朝阳区
李四 2025-01-16 上海市浦东新区
合并结果:
文档1:尊敬的张三先生/女士:...2025-01-15...北京市朝阳区
文档2:尊敬的李四先生/女士:...2025-01-16...上海市浦东新区
1.2 邮件合并的优势
效率提升:
❌ 手动方式:
1份文档需要5分钟
100份需要500分钟≈8小时
✅ 邮件合并:
准备数据:10分钟
设置模板:10分钟
合并生成:2分钟
总计:22分钟
效率提升:95%以上
准确性:
✓ 避免手动输入错误
✓ 保证格式统一
✓ 数据来源可靠(直接从数据库获取)
✓ 可批量检查和修正
灵活性:
✓ 数据源可随时更新
✓ 模板可重复使用
✓ 支持条件筛选
✓ 支持规则和条件域
1.3 邮件合并类型
信函类:
- 邀请函、感谢信
- 录取通知书
- 催款函
- 个性化营销信
标签类:
- 地址标签(快递单)
- 姓名标签(会议桌牌)
- 资产标签
- 文件标签
证卡类:
- 工作证、学生证
- 会员卡
- 荣誉证书
- 获奖证明
其他:
- 工资条
- 成绩单
- 合同批量生成
- 目录页
二、批量生成信函
2.1 准备数据源
创建Excel数据源:
步骤1: 打开Excel,新建工作簿
步骤2: 第一行为字段名(列标题)
必须有字段名,不能为空
姓名 职位 部门 入职日期
张三 经理 技术部 2024-01-15
李四 专员 市场部 2024-02-20
王五 总监 人力资源 2024-03-10
步骤3: 数据从第二行开始
步骤4: 保存为.xlsx格式
数据源规范:
✓ 第一行必须是字段名
✓ 字段名不要有特殊字符
✓ 每列数据类型一致
✓ 避免空行空列
✓ 日期格式统一(如2025-01-15)
✓ 保存为.xlsx或.xls格式
常用字段:
基本信息:
- 姓名、性别、年龄
- 职位、部门、工号
联系方式:
- 手机号、电话
- 邮箱、地址
- 邮编、省市区
业务数据:
- 订单号、金额
- 日期、编号
- 数量、单价
2.2 创建主文档
启动邮件合并向导:
方法1:逐步向导(推荐初学者)
邮件 → 开始邮件合并 → 邮件合并分步向导
在右侧任务窗格中逐步操作
方法2:直接操作(熟练用户)
邮件 → 开始邮件合并 → 选择类型
步骤1: 选择文档类型
邮件合并分步向导 → 选择文档类型
选项:
- 信函:生成多页文档
- 电子邮件:发送邮件
- 信封:批量打印信封
- 标签:批量制作标签
- 目录:合并到一个文档
选择:信函 → 下一步
步骤2: 选择起始文档
选项:
- 使用当前文档:在当前Word编辑
- 从模板开始:使用Word模板
- 从现有文档:打开已有文档
选择:使用当前文档 → 下一步
步骤3: 选取收件人(数据源)
选项:
- 使用现有列表:选择Excel等文件
- 从Outlook联系人选择
- 键入新列表:在Word中创建表格
选择:使用现有列表
→ 浏览 → 选择Excel文件
→ 选择工作表 → 确定
弹出邮件合并收件人窗口:
✓ 预览数据
✓ 筛选记录
✓ 排序记录
→ 确定
下一步:撰写信函
步骤4: 撰写信函并插入域
在文档中输入固定文本和插入域:
示例:
───────────────────────────
入职通知书
尊敬的«姓名»:
欢迎您加入本公司«部门»,担任«职位»职务。
您的入职日期为«入职日期»。
请于入职当天上午9:00到人力资源部报到。
公司名称
«日期»
───────────────────────────
插入域操作:
光标定位 → 邮件 → 插入合并域
选择字段(如"姓名") → 插入
步骤5: 预览信函
邮件 → 预览结果
功能:
- 查看合并后效果
- 前后翻页查看每条记录
- 检查格式和内容
修正:
如有问题,返回修改模板或数据
步骤6: 完成合并
邮件 → 完成并合并
选项:
1. 编辑单个文档:
生成新Word文档,包含所有记录
可进一步编辑
选择:全部/当前记录/记录范围
2. 打印文档:
直接发送到打印机
批量打印所有记录
3. 发送电子邮件:
批量发送邮件
需设置邮件相关信息
推荐:先"编辑单个文档"检查结果
确认无误后再打印或发送
2.3 插入合并域技巧
域字段类型:
1. 简单域:
«姓名» «部门» «金额»
直接显示数据源中的值
2. 复合域:
«姓» «名»
如果数据源分别存储姓和名
3. 地址块:
自动组合姓名、地址等信息
适合信封和信函地址
4. 问候语:
预设的称呼格式
如"尊敬的张三先生/女士"
插入地址块:
邮件 → 地址块
设置:
- 收件人姓名格式:"张三"/"张 三"/"先生 张三"
- 插入公司名称(如果有)
- 插入邮政地址
- 国家/地区格式
- 匹配字段:将数据源字段与Word字段匹配
结果:
自动组合成完整地址格式
插入问候语:
邮件 → 问候语
格式:
«问候语格式»,«收件人姓名»:
示例:
尊敬的 张三:
Dear Mr. Zhang:
设置:
- 问候语格式:尊敬的/亲爱的/Dear
- 收件人姓名格式
- 问候语标点符号
2.4 数据筛选
筛选记录:
邮件 → 编辑收件人列表
筛选方式:
1. 复选框筛选:
取消不需要的记录的勾选
只合并勾选的记录
2. 筛选条件:
点击"筛选"链接
设置筛选条件
3. 字段下拉筛选:
点击字段名旁的下拉箭头
选择特定值
高级筛选:
编辑收件人列表 → 筛选
示例1:筛选特定部门
字段:部门
比较:等于
比较对象:技术部
示例2:筛选金额范围
字段:金额
比较:大于等于
比较对象:5000
并且
字段:金额
比较:小于等于
比较对象:10000
示例3:筛选日期
字段:入职日期
比较:大于
比较对象:2024-01-01
排序:
编辑收件人列表 → 排序
设置:
- 排序依据:姓名
- 排序类型:升序/降序
- 次要排序:部门
- 第三排序:(可选)
作用:
控制合并文档的顺序
三、批量制作标签
3.1 标签邮件合并
应用场景:
- 快递地址标签
- 会议胸牌
- 资产标签
- 文件夹标签
- 书籍标签
操作步骤:
步骤1: 选择标签类型
邮件 → 开始邮件合并 → 标签
弹出"标签选项"对话框:
- 标签供应商:Avery A4/A5、天章等
- 产品编号:选择标签型号(如A4-2×4)
或自定义:
- 新建标签:自定义标签尺寸
- 页边距、行列数、标签间距等
确定后生成标签表格布局
步骤2: 连接数据源
邮件 → 选择收件人 → 使用现有列表
选择Excel文件
步骤3: 设计标签
在第一个标签格内设计:
示例(地址标签):
───────────
收件人:«姓名»
电话:«手机号»
地址:«地址»
───────────
插入域:
邮件 → 插入合并域
步骤4: 更新所有标签
邮件 → 更新标签
作用:
第一个标签的内容和格式
自动复制到所有标签格
步骤5: 预览和完成
邮件 → 预览结果:查看每个标签
邮件 → 完成并合并 → 编辑单个文档
结果:
生成新文档,每页包含多个标签
可直接打印到标签纸上
3.2 工牌/胸卡制作
需求: 批量制作员工工牌
数据源准备:
Excel表格:
姓名 部门 职位 工号 照片文件名
张三 技术部 经理 T001 zhang3.jpg
李四 市场部 专员 M002 li4.jpg
照片文件:
将所有照片放在同一文件夹
文件名与Excel中的"照片文件名"字段对应
工牌模板设计:
1. 插入表格:1行2列(正反面)或1行1列(单面)
2. 设置表格:
- 列宽:9cm(工卡宽度)
- 行高:5.4cm(工卡高度)
- 边框:实线边框
3. 正面内容:
┌─────────────┐
│ [插入图片域] │ ← 照片
│ │
│ «姓名» │
│ «部门» «职位» │
│ 工号:«工号» │
└─────────────┘
4. 插入照片域:
插入 → 域 → IncludePicture
域代码:{INCLUDEPICTURE "C:\\Photos\\«照片文件名»"}
插入图片域详细步骤:
步骤1: 插入 → 文档部件 → 域
步骤2: 类别:链接和引用
域名:IncludePicture
步骤3: 文件名或URL:
手动输入路径+文件名
例:C:\\Photos\\photo1.jpg
步骤4: 确定插入域代码
步骤5: Alt+F9查看域代码:
{INCLUDEPICTURE "C:\\Photos\\photo1.jpg"}
步骤6: 修改为:
{INCLUDEPICTURE "C:\\Photos\\«照片文件名»"}
手动输入«照片文件名»字段
步骤7: Alt+F9返回正常视图
步骤8: 选中域代码 → F9 更新域
步骤9: 调整图片大小和位置
步骤10: 完成邮件合并
批量生成:
邮件 → 完成并合并 → 编辑单个文档
生成包含所有工牌的文档
每页可排版多个工牌(根据纸张和工卡尺寸)
3.3 证书/奖状批量制作
需求: 批量打印培训证书
数据源:
姓名 课程名称 成绩 发证日期
张三 Python编程基础 90 2025-01-20
李四 数据分析实战 85 2025-01-20
证书模板:
方法1:使用Word设计
- 插入 → 形状:绘制边框
- 插入 → 艺术字:证书标题
- 插入 → 图片:印章、Logo
方法2:使用现成模板
- 文件 → 新建 → 搜索"证书"
- 选择模板并修改
模板示例:
┌─────────────────────────┐
│ ★★★ 培训证书 ★★★ │
│ │
│ 兹证明 «姓名» 同学 │
│ 于2025年参加«课程名称» │
│ 课程学习,成绩«成绩»分 │
│ 特发此证,以资鼓励。 │
│ │
│ 发证日期:«发证日期» │
│ │
│ [印章图片] │
└─────────────────────────┘
批量生成:
连接数据源 → 插入域 → 预览 → 完成合并
生成所有证书文档
高质量打印到证书纸上
四、高级邮件合并技巧
4.1 条件域(IF域)
什么是IF域? 根据条件显示不同内容
语法:
{IF 条件 真值 假值}
示例1: 根据性别显示称呼
{IF «性别» = "男" "先生" "女士"}
结果:
性别为"男":显示"先生"
性别为"女":显示"女士"
完整应用:
尊敬的«姓名»{IF «性别» = "男" "先生" "女士"}:
示例2: 根据成绩显示评价
{IF «成绩» >= 90 "优秀" "良好"}
结果:
成绩≥90:显示"优秀"
成绩<90:显示"良好"
扩展(多级判断):
{IF «成绩» >= 90 "优秀" {IF «成绩» >= 80 "良好" {IF «成绩» >= 60 "及格" "不及格"}}}
示例3: 根据金额显示折扣
{IF «金额» >= 10000 "享受9折优惠" "享受原价"}
插入IF域:
方法1:手动输入域代码
Ctrl+F9插入域括号{}
在括号内输入:IF «字段名» 比较运算符 值 真值 假值
F9更新域查看结果
方法2:使用域对话框
插入 → 文档部件 → 域
域名:IF
设置条件表达式
方法3:使用规则
邮件 → 规则 → IF...Then...Else
图形界面设置条件
比较运算符:
= 等于
<> 不等于
> 大于
< 小于
>= 大于等于
<= 小于等于
4.2 其他规则域
Ask域(询问输入):
作用:合并时弹出对话框要求输入信息
语法:{ASK 书签名 "提示文字"}
示例:
{ASK CompanyName "请输入公司名称"}
...
公司名称:{REF CompanyName}
应用:
数据源中没有,但需要手动输入的信息
Fill-in域(填入):
作用:每条记录合并时都提示输入
语法:{FILLIN "提示文字"}
示例:
{FILLIN "请输入备注信息"}
区别:
ASK:只询问一次,所有记录使用相同值
FILLIN:每条记录都询问,可输入不同值
MergeRec域(记录编号):
作用:显示当前记录编号
应用:
编号:第{MERGEREC}号
结果:
第1号、第2号、第3号...
MergeSeq域(序列号):
作用:显示合并顺序号
与MergeRec的区别:
MergeRec:数据源中的实际行号
MergeSeq:筛选后的序号
示例:
数据源有100条,筛选后20条
MergeSeq:1-20
MergeRec:可能是3,5,8,12...(原行号)
Next域(下一条记录):
作用:在一页中显示多条记录
应用场景:工资条(一页两条记录)
示例:
─────────────────────
工资条(第一条记录)
姓名:«姓名» 基本工资:«基本工资» ...
═════════════════════ ← 剪切线
{NEXT}
工资条(第二条记录)
姓名:«姓名» 基本工资:«基本工资» ...
─────────────────────
效果:一页显示两个人的工资条,打印后沿虚线剪开
SkipIf域(跳过记录):
作用:满足条件时跳过该记录
语法:{SKIPIF 条件}
示例:
{SKIPIF «部门» = "已离职部门"}
应用:
动态排除某些记录
4.3 格式化域
数字格式:
默认:域显示数据源的原始格式
自定义格式:
{MERGEFIELD 金额 \# "#,##0.00"}
格式代码:
\# "0":整数
\# "0.00":保留两位小数
\# "#,##0.00":千分位分隔符
\# "¥#,##0.00":货币格式
\# "0%":百分比
日期格式:
{MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy年MM月dd日"}
格式代码:
\@ "yyyy-MM-dd":2025-01-20
\@ "yyyy年M月d日":2025年1月20日
\@ "M/d/yyyy":1/20/2025
\@ "dddd":星期一
\@ "MMMM":一月
文本格式:
{MERGEFIELD 姓名 \* Upper}:全部大写
{MERGEFIELD 姓名 \* Lower}:全部小写
{MERGEFIELD 姓名 \* FirstCap}:首字母大写
{MERGEFIELD 姓名 \* Caps}:每个单词首字母大写
组合示例:
尊敬的{MERGEFIELD 姓名 \* FirstCap}:
您于{MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy年M月d日"}的订单,
金额为{MERGEFIELD 金额 \# "¥#,##0.00"}元。
4.4 邮件合并到Email
前提条件:
✓ 已配置Outlook邮箱
✓ 数据源中有Email地址字段
✓ 主文档已准备好
操作步骤:
步骤1: 连接数据源(包含Email字段)
步骤2: 完成主文档编辑
步骤3: 邮件 → 完成并合并 → 发送电子邮件
步骤4: 合并到电子邮件对话框
- 收件人:选择Email地址字段
- 主题行:输入邮件主题(可包含域)
- 邮件格式:HTML/纯文本/附件
- 发送记录:全部/当前/范围
步骤5: 确定,开始发送
注意事项:
⚠️ 测试发送:先发送到自己邮箱测试
⚠️ 批量限制:大批量发送可能被标记为垃圾邮件
⚠️ 格式保留:选择HTML格式保留Word格式
⚠️ 附件处理:如需附件,选择"附件"格式
五、数据源管理
5.1 数据源类型
Excel工作簿(.xlsx)
优点:
✓ 最常用,易编辑
✓ 支持公式计算
✓ 可多工作表
使用:
邮件 → 选择收件人 → 使用现有列表
选择.xlsx文件 → 选择工作表
Access数据库(.accdb)
优点:
✓ 适合大量数据
✓ 支持复杂查询
✓ 多表关联
使用:
选择.accdb文件 → 选择表或查询
Word表格
优点:
✓ 数据与模板在同一文件
✓ 无需外部文件
创建:
邮件 → 选择收件人 → 键入新列表
在Word中创建表格输入数据
Outlook联系人
优点:
✓ 直接使用已有联系人
✓ 信息完整
使用:
邮件 → 选择收件人 → 从Outlook联系人选择
文本文件(.txt,.csv)
优点:
✓ 通用格式
✓ 易导入导出
格式:
使用逗号或制表符分隔
第一行为字段名
5.2 编辑数据源
编辑收件人列表:
邮件 → 编辑收件人列表
功能:
- 筛选记录
- 排序记录
- 查找重复项
- 查找收件人
- 验证地址
操作:
✓ 勾选/取消勾选记录
✓ 点击字段下拉筛选
✓ 使用"筛选"设置复杂条件
✓ 使用"排序"调整顺序
编辑数据源文件:
方法1:直接编辑Excel
打开数据源Excel文件
修改数据
保存后,Word中更新
方法2:通过Word编辑
邮件 → 编辑收件人列表
数据源名称下方 → 编辑
在弹出窗口中编辑数据
更换数据源:
邮件 → 选择收件人 → 使用现有列表
选择新的数据源文件
⚠️ 注意:
字段名必须与原数据源一致
否则需重新匹配字段
5.3 匹配字段
什么是匹配字段? 当数据源的字段名与Word预设字段名不同时,需要手动匹配。
应用场景:
Word预设字段:姓氏、名字、地址1、城市...
数据源字段: 姓名、单位、地址、 市...
需要告诉Word:
"姓名"对应预设的"姓氏"
"单位"对应"公司"
"市"对应"城市"
匹配字段操作:
邮件 → 匹配字段
弹出对话框:
必需信息:
姓氏 ← 下拉选择数据源的对应字段
名字 ← 下拉选择...
...
可选信息:
公司 ← 单位
地址1 ← 地址
城市 ← 市
...
确定后,Word知道如何映射字段
使用场景:
- 插入地址块时
- 插入问候语时
- 使用预设字段时
六、实战案例
案例1: 批量打印工资条
需求: 100名员工工资条,一张A4纸打印2条
数据源(Excel):
工号 姓名 基本工资 绩效 补贴 扣款 实发
E001 张三 8000 2000 500 300 10200
E002 李四 7000 1500 500 200 8800
...
Word模板:
────────────────────────────────
XX公司工资条 发放月份:2025年1月
姓名:«姓名» 工号:«工号»
基本工资:«基本工资» 绩效:«绩效» 补贴:«补贴»
扣款:«扣款» 实发工资:«实发»元
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ← 剪切线
{NEXT}
XX公司工资条 发放月份:2025年1月
姓名:«姓名» 工号:«工号»
基本工资:«基本工资» 绩效:«绩效» 补贴:«补贴»
扣款:«扣款» 实发工资:«实发»元
────────────────────────────────
关键:
- 使用{NEXT}域:一页显示两条记录
- 设置剪切线:方便裁剪
- 打印后裁剪发放
案例2: 批量生成合同
需求: 根据客户信息批量生成销售合同
数据源:
客户名称 联系人 合同编号 签约日期 金额 付款方式
ABC公司 张三 HT2025001 2025-01-15 50000 分期
XYZ公司 李四 HT2025002 2025-01-16 80000 一次性
合同模板:
销售合同
合同编号:«合同编号»
甲方(卖方):XX科技有限公司
乙方(买方):«客户名称»
联系人:«联系人»
一、合同金额
本合同总金额为人民币«金额»元整。
二、付款方式
{IF «付款方式» = "一次性" "乙方应在合同签订后7个工作日内一次性支付全部款项。" "乙方分三期支付,首付30%,第二期40%,尾款30%。"}
三、签订日期
本合同于«签约日期»签订。
甲方(盖章):___________ 乙方(盖章):___________
日期:_______________ 日期:_______________
技巧:
- 使用IF域:根据付款方式显示不同条款
- 金额格式化:{MERGEFIELD 金额 # "¥#,##0.00"}
案例3: 会议桌牌批量制作
需求: 50人会议桌牌,标签纸打印
数据源:
姓名 职位 公司
张三 技术总监 ABC科技
李四 产品经理 XYZ公司
模板设计:
邮件 → 开始邮件合并 → 标签
选择标签:A4纸 10×3规格
每个标签设计:
┌─────────────┐
│ «姓名» │ ← 大字号,居中
│ «职位» │ ← 小一号
│ «公司» │ ← 小一号,灰色
└─────────────┘
美化:
- 姓名:黑体,二号,加粗
- 职位:宋体,小三
- 公司:宋体,四号,灰色
- 添加边框或底色
完成:
更新所有标签 → 预览 → 打印到标签纸
裁剪后放置桌牌架
七、本章检查清单
✅ 基础技能
- 理解邮件合并的三要素
- 会准备规范的Excel数据源
- 能完成信函邮件合并全流程
- 会插入合并域
- 能预览和完成合并
✅ 进阶技能
- 会批量制作标签
- 能插入图片域(工牌制作)
- 会筛选和排序记录
- 能使用IF条件域
- 会格式化域代码
✅ 高级应用
- 能使用NEXT域制作工资条
- 会使用多种数据源
- 能发送邮件合并
- 会匹配字段
- 能处理复杂合并场景
八、高频问题Q&A
Q1: 邮件合并后数字格式变了怎么办?
A: Excel中23.50显示为23.5或23.500000
解决:
方法1:设置域格式
{MERGEFIELD 金额 \# "0.00"}
方法2:修改数据源
Excel单元格格式设为文本
Q2: 日期格式错误,显示为数字?
A: 显示为44927而不是2025-01-15
解决:
{MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy-MM-dd"}
Q3: 合并后生成的文档太大怎么办?
A: 特别是包含图片时
解决:
- 压缩图片:选中图片 → 压缩图片
- 调整图片分辨率:150 PPI足够
- 使用图片链接而非嵌入
Q4: 如何在一页显示多条记录?
A: 使用{NEXT}域
示例:见工资条案例
Q5: 数据源更新后如何刷新?
A:
方法1:Ctrl+A全选 → F9更新域
方法2:关闭重新打开文档
方法3:邮件 → 预览结果(切换刷新)
Q6: 邮件合并文档如何保留?
A: 完成并合并 → 编辑单个文档
生成新文档,可另存保留
原模板文档单独保存,可重复使用
Q7: 照片文件名包含空格怎么办?
A: 图片域路径用引号
{INCLUDEPICTURE "C:\\Photos\\Zhang San.jpg"}
Q8: 如何跳过空白记录?
A: 使用SKIPIF域
{SKIPIF «姓名» = ""}
本章小结
邮件合并是Word最强大的批处理功能,掌握它能让你从重复劳动中解放出来。
核心要点:
- 数据源准备是基础,规范很重要
- 灵活运用各种域提升自动化程度
- 预览确认后再批量生成
- 复杂场景可组合多种技巧
效率提升:
- 100份文档:从8小时→20分钟
- 准确率:从人工易错→自动化零差错
- 可重复性:模板可反复使用
下一步学习:
- Word协同编辑与修订(第11章)
- Word自动化与宏(第12章)
掌握邮件合并,批量文档处理轻松搞定!